Kiat-Kiat Menyiapkan Rapat yang Baik di Kantor

Kegiatan rapat di kantor adalah suatu hal yang memerlukan persiapan yang baik sehingga tujuan diselenggarakannya rapat dapat dicapai dengan baik dengan waktu yang seefisien mungkin dan keterlibatan orang-orang yang dibutuhkan sesuai atau bahkan melebihi ekspektasi yang diharapkan oleh pimpinan sebagai pemimpin rapat.

Sebagai seorang yang dipercayakan untuk mengatur pelaksanaan rapat, maka pertama-tama yang harus anda lakukan adalah meminta waktu untuk berdiskusi dengan pimpinan terkait rapat yang akan dilaksanakan. Hal-hal yang perlu anda diskusikan dengan pimpinan antara lain apa agenda rapat yang akan dibahas, tujuan yang ingin dicapai, siapa-siapa yang akan dihadirkan dalam rapat, waktu pelaksanaan rapat, tempat dimana rapat akan dilaksanakan, kegiatan yang mungkin bersamaan dengan pelaksanaan kegiatan rapat, hal lain yang dapat menghambat terlaksananya rapat, bahan yang akan dipresentasikan dalam rapat, dan perlu atau tidaknya disiapkan konsumsi dalam pelaksanaan rapat.

Suasana Rapat yang Baik di Kantor(job-like.com)

 

Setelah diskusi dengan pimpinan, mulailah dengan membuat draft surat undangan rapat, kalau perlu lampirkan time table atau run down acara selama rapat berlangsung, identifikasi dan tulis daftar nama yang akan diundang dalam rapat, pastikan anda telah mencantumkan agenda rapat dalam surat, dan setelah draft surat selesai, bubuhi paraf pembuat surat di depan nama jabatan penandatangan surat atau sesuai ketentuan yang berlaku di kantor anda. Anda harus memastikan bahwa surat yang anda buat sudah sesuai dengan template yang digunakan di kantor anda, bila anda tidak tahu seperti apa templatenya, anda bisa menghubungi bagian mutu atau quality assurance yang ada di kantor tempat anda bekerja.

Setelah draft surat anda selesai, surat bisa anda konsultasikan ke pimpinan. Jangan sungkan bertanya apabila ada hal yang kurang jelas atau perlu anda verifikasikan sebelum undangan disebarkan. Setelah surat ditandatangani oleh pimpinan, jangan lupa untuk membubuhi stempel sebelum anda melakukan scanning surat untuk dikirim melalui aplikasi surat kantor atau biasa dikenal dengan e-office bila kantor anda sudah menggunakan, atau di beberapa kantor mengirimkan melalui email atau grup sosial media seperti WhatsApp atau telegram. Bila di kantor anda masih menggunakan Hardcopy, maka pastikan anda gandakan atau fotocopy surat dulu sebelum di bubuhi stempel.

Surat yang anda kirimkan ke peserta rapat perlu anda follow up sekali lagi untuk memastikan bahwa surat telah diterima dan dibaca oleh pegawai atau karyawan yang diundang rapat. Notifikasi sent yang muncul di email tidak menjamin bahwa undangan sudah membaca surat yang dikirimkan. Perlu dilakukan komunikasi dengan pegawai atau karyawan yang diundang rapat perihal surat yang telah dikirim untuk memastikan dan kalau perlu minta konfirmasi kehadiran dalam kegiatan rapat yang akan dilaksanakan.

Sudah selesai dengan peserta? Sekarang saatnya anda mempersiapkan bahan yang akan dipresentasikan. Di beberapa kantor atau instansi, biasanya ada Tim khusus yang bertugas untuk menyiapkan bahan presentasi yang akan dipaparkan dalam rapat, biasanya oleh Staf ahli pimpinan atau kadang dibuat sendiri oleh pimpinannya. Anda hanya perlu memastikan bahwa bahan presentasi yang akan ditayangkan dalam rapat sudah tersedia. Kalau perlu anda coba membuka filenya untuk memastikan bahwa bahan yang akan ditayangkan memang filenya tidak rusak. Jangan lupa menyiapkan file cadangan.

Tentunya untuk menjamin presentasi yang baik, beberapa perangkat perlu disiapkan antara lain LCD proyektor, Sambungan kabel, Pointer, Sound system, kabel HDMI, dan beberapa peralatan lain sesuai dengan tatalaksana rapat di kantor anda. Anda harus cek dan yakinkan semua berfungsi dengan baik sebelum pelaksanaan rapat. Kesiapan ruangan perlu dicek satu hari sebelum pelaksanaan rapat. Balon yang tidak menyala, AC yang tidak dingin, atau Mic yang rusak seringkali mengganggu dalam kegiatan rapat yang dilaksanakan.

Setelah selesai dengan perlengkapan rapat, maka saatnya anda menyiapkan Formulir Notulen rapat dan daftar hadir. Hal ini penting agar pada saat rapat anda tidak lagi harus meninggalkan ruang rapat hanya untuk sekedar membuat daftar hadir atau mencari buku notulen rapat yang entah dimana keberadaannya. Siapkan dua pulpen, satu untuk cadangan karena seringkali anda terpaksa harus keluar dari ruang rapat hanya gara-gara pulpennya macet.

Anda perlu menyiapkan kertas kosong/buku memo bila ada bagi peserta rapat yang memerlukan bantuan. Berilah bantuan bila ada peserta rapat yang memerlukan bantuan anda selagi anda bisa dan tidak mengganggu tugas utama anda. Dokumentasikan rapat dengan menggunakan kamera ponsel anda minimal tiga capture atau lebih. Bila kamera ponsel anda tidak mendukung, gunakan kamera kantor yang biasanya sudah disiapkan. Pastikan seluruh peserta rapat menandatangani daftar hadir rapat sebelum rapat selesai.

Baca juga : 7 Cara buat lingkungan kerja menyenangkan dan produktif buat karyawan

Terakhir setelah rapat selesai, pastikan pimpinan rapat menandatangani notulen rapat yang telah anda buat, arsipkan seluruh dokumen yang terkait kegiatan rapat mulai dari Undangan, Daftar hadir rapat, Notulen rapat, dan Dokumentasi berupa foto kegiatan. Terkadang di beberapa institusi mengedarkan kuesioner untuk mengevaluasi kepuasan peserta terhadap penyelenggaraan rapat yang dilaksanakan.

Demikian kiat-kiat menyiapkan rapat yang baik, semoga pekerjaan anda menjadi lebih mudah setelah membaca artikel ini.

Menikmati artikel ini? Tetap terinformasi dengan bergabung buletin kami!

Komentar

Anda harus masuk untuk mengirim komentar.

Artikel terkait
Tentang Penulis

Dosen dalam ilmu Keperawatan dan Mikrobiologi di Politeknik Kesehatan Kemenkes Makassar

Artikel Populer
Des 17, 2019, 7:00 PM - Arini Rahmatia
Des 19, 2019, 12:20 AM - Nurul Khomsin Amaliyyah