Tips Mengelola Dokumen Mutu Perguruan Tinggi yang Baik

Dokumen Mutu Perguruan Tinggi merupakan salah satu kunci pokok terlaksananya SPMI di sebuah Perguruan Tinggi. Dokumen mutu merupakan bagian dari perencanaan dalam Sistem penjaminan mutu perguruan tinggi. Untuk memastikan bahwa sebuah perguruan tinggi telah memiliki perencanaan yang baik dalam Sistem Penjaminan Mutunya maka sangat dianjurkan untuk memiliki dokumen mutu yang baik kualitasnya dan lengkap sehingga penyelenggaraan Sistem Penjaminan Mutu di perguruan tinggi benar-benar dapat terlaksana dengan baik dan bukan hanya sekedar pencitraan untuk meningkatkan nilai akreditasi.

Gambar Mengelola Dokumen Mutu Perguruan Tinggi yang Baik(Kipmi.or.id)

 

Pada artikel ini, saya akan menguraikan beberapa tips untuk menyusun dokumen perguruan tinggi yang baik. Pertama, Dokumen harus lengkap. Dokumen SPMI yang lengkap adalah dokumen yang mencakup 4 (empat) dokumen wajib yang dipersyaratkan dalam Permenristekdikti No. 62 Tahun 2016 yakni Kebijakan Mutu, Standar Mutu, Manual Mutu, dan Formulir. Selain dokumen yang disebutkan tersebut, anda sebagai Pelaksana penjaminan mutu pada perguruan tinggi juga bisa melengkapinya dengan menambahkan dokumen Standar Prosedur Operasional (SOP), dan Instruksi Kerja (IK) sebagai dokumen tambahan untuk membantu tercapainya ataupun terlampauinya standar mutu yang telah ditetapkan.

Kedua. Proses penyusunan dokumen harus benar. Dokumen mutu perguruan tinggi sebaiknya disusun oleh Tim Adhoc yang dibentuk oleh Direktur berdasarkan usulan dari Wakil Rektor, Wakil Direktur, atau Wakil Ketua Bidang Akademik. Tim yang dibentuk tersebut nantinya akan bertugas menyusun dokumen mutu dan kemudian hasilnya diuji publik oleh stakeholder atau pengguna dokumen tersebut nantinya untuk melengkapi dan memperbaiki isi dokumen sehingga sesuai dengan kondisi perguruan tinggi saat ini. Setelah dilakukan uji publik dan diperbaiki sesuai masukan, draft dokumen tersebut kemudian dibahas dalam rapat senat dan setelah mendapatkan persetujuan senat, ditetapkan oleh Rektor, Direktur, atau Ketua melalui peraturan direktur. Dokumen yang perlu menggunakan alur ini terutama Kebijakan mutu, Standar Mutu, dan Manual Mutu.

Ketiga. Penomoran Dokumen. Setiap dokumen mutu sebaiknya diberikan nomor dokumen. Nomor dokumen penting untuk memudahkan dalam mengidentifikasi dan menginvetarisir dokumen yang telah ada. Sebaiknya dokumen dikelompokkan dan diberi nomor atau label sesuai dengan kelompok dokumen untuk memudahkan dalam mengidentifikasi dokumen mutu yang telah ada. Selain nomor dokumen, penting sekali diperhatikan versi dokumen dalam hal ini nomor revisi dokumen. Hal tersebut menunjukkan apakah dokumen tersebut telah pernah ada versi sebelumnya atau belum ada. Bila ada versi sebelumnya jangan dibuang, tetap diarsipkan. Dokumen telaah terhadap dokumen sehingga terbit versi dokumen yang baru perlu disimpan untuk bukti pada saat pemeriksaan oleh assesor akreditasi.

Keempat. Ketertelusuran dokumen. Dokumen mutu yang telah dibuat sebaiknya mudah telusur. Semakin cepat suatu dokumen diperlukan, maka tingkat ketertelusuran dokumen menjadi semakin baik. Hal ini penting diperhatikan untuk memudahkan dalam menemukan dokumen mengingat dokumen mutu hampir selalu diakses oleh pengguna standar. Untuk memudahkan ketertelusuran dokumen, sebaiknya dokumen disimpan dalam bentuk soft copy dan dibuat daring (online) sehingga mudah ditemukan dan diakses setiap saat. Selain memudahkan dalam pencarian dokumen, ketersediaan dokumen daring mengurangi kebutuhan ruang penyimpanan dokumen kertas di kantor sehingga tidak diperlukan lemari yang besar untuk menyimpan sejumlah dokumen.

Kelima. Distribusi dokumen. Dokumen mutu yang ada di Perguruan Tinggi bukan dokumen yang hanya diperlukan pada saat akreditasi saja, tetapi digunakan sebagai dokumen acuan dalam pelaksanaan kegiatan khususnya Tridharma Perguruan Tinggi. Pastikan bahwa setiap dokumen mutu dimiliki oleh bagian yang wajib menjalankan dan menerapkan dokumen tersebut. Perlu sekali pada saat mendistribusikan dokumen dibuat tanda terima dokumen yang ditandatangani oleh penerima dokumen untuk mengantisipasi penyangkalan di kemudian hari oleh yang bersangkutan terhadap kepemilikan dokumen mutu tersebut.

Keenam. Penarikan dokumen lama setelah ada revisi dokumen baru. Dokumen mutu tentunya akan mengalami perubahan apabila ada peningkatan terhadap standar mutu. Pastikan bila menerbitkan dokumen baru, dilakukan penarikan dokumen lama yang sudah tidak digunakan untuk menghindari kebingungan dari pengguna terhadap dokumen yang beredar. Pada bagian Penjaminan mutu di setiap perguruan tinggi, sebaiknya menetapkan seorang staf yang bertugas sebagai dokumen kontrol yang berfungsi untuk mengontrol dokumen mutu yang beredar di perguruan tinggi.

Baca juga : Inilah penggunaan diksi dalam puisi yang perlu anda pelajari

Ketujuh. Masa retensi dokumen. Penjaminan mutu sebaiknya menetapkan masa retensi untuk setiap dokumen termasuk diantaranya masa retensi untuk dokumen rekaman mutu yang ada pada setiap bagian. Hal ini penting untuk mencegah terjadinya penumpukan dokumen yang sudah tidak diperlukan di perguruan tinggi. Penting untuk menetapkan kriteria Arsip aktif dan inaktif dan masa retensinya masing-masing.

Demikianlah tujuh tips untuk mengelola dokumen mutu yang baik di perguruan tinggi, semoga bermanfaat.

Menikmati artikel ini? Tetap terinformasi dengan bergabung buletin kami!

Komentar

Anda harus masuk untuk mengirim komentar.

Tentang Penulis

Dosen dalam ilmu Keperawatan dan Mikrobiologi di Politeknik Kesehatan Kemenkes Makassar

Artikel Populer
Des 17, 2019, 7:00 PM - Arini Rahmatia
Jan 18, 2020, 12:29 PM - Nurul Khomsin Amaliyyah
Des 19, 2019, 12:20 AM - Nurul Khomsin Amaliyyah